Portál výběrových řízení

Detail

Číslo zakázky
ISE200044
Název zakázky
Document Management System/Důvěryhodný digitální archiv
Uveřejněno od
10.09.2020 13:30:25
Aktualizace
10.09.2020 13:30:25
Lhůta pro podání nabídek
02.10.2020 12:00:00
Druh
dodávky
Předmět
Předmětem zakázky je dodávka a implementace systému Document Management System a důvěryhodného digitálního archivu pro koncern Pražská plynárenská, a.s. Detailní specifikace zakázky je uvedená v přílohách č. 1,2,3 a 4 této zadávací dokumentace.
Kontaktní osoba
Petrášková Lenka Ing.

Dodatečné informace k zadávacím podmínkám na výběrové řízení

Dotaz č. 1:
Dobrý den, prosím o poskytnutí detailnějších informací k následujícím bodům: - Můžete prosím podrobněji popsat skenovací subsystém a očekávanou míru dodávky (Pouze API, skenovací software, skenovací hardware apod.)? - Jak má být skenovací subsytém certifikovaný? - V jakých oblastech má být dodavatelem realizované školení? DMS nebo i skenovací software? - Součástí dodávky je i hardware nebo pouze jeho specifikace ? - Jaké API podporuje PEZ, e-spis a datové schránky? Jedná se o řešení na míru, nebo je využíváno standardních rozhraní (SOAP, rest)? - Je v pořádku licenční model na dobu neurčitou s pravidelnou roční platbou, která se může měnit v případě nárůstu počtu uživatelů? - Mají být potřebné úpravy na straně SAP a GIS v rámci integrace zahrnuty v rámci dodávky, nebo budou úpravy realizovány v rámci součinnosti zadavatele? Předem děkuji, Michal Koleška
Odpověď:
- Můžete prosím podrobněji popsat skenovací subsystém a očekávanou míru dodávky (Pouze API, skenovací software, skenovací hardware apod.)? - Jak má být skenovací subsytém certifikovaný? Zadavatel má v současnosti své skenery a cílem není pouze implementovat DMS/archiv, ale také vytvořit proces skenování fyzických dokumentů tak, aby konverze do digitální podoby mohla být interně považována za důvěryhodnou a pro případné jednání se 3. stranami byla odborným subjektem certifikována. Nejde nám o státní/mezinárodní certifikaci, ale o prohlášení/certifikaci nezávislé autority o důvěryhodnosti konverze (při dodržení procesu). Zadavatel očekává, že dodavatel disponuje řešením či koncepcí, která má zabezpečený řetězec kroků a nebo disponuje smluvní právní kanceláří, která ověří a zaručí důvěryhodnost konverze v rámci definovaného, auditovatelného procesu. Zadavatel v této oblasti očekává návrh řešení od dodavatele – musí být přiměřeně zaručeno, že dokument nebyl po skenování změněn. - V jakých oblastech má být dodavatelem realizované školení? DMS nebo i skenovací software? Zadavatel očekává školení na DMS a také na proces uložení dokumentu do archivu – z emailu, ze skeneru (různé způsoby uložení, které podporuje daný systém DMS). - Součástí dodávky je i hardware nebo pouze jeho specifikace ? HW není součástí dodávky, zadavatel očekává, že pokud by do budoucna nevyhovovalo existující HW, dodavatel jej specifikuje a doporučí. - Jaké API podporuje PEZ, e-spis a datové schránky? Jedná se o řešení na míru, nebo je využíváno standardních rozhraní (SOAP, rest)? Aplikace e-Spis má modul datové schránky, který využívá standardní rozhraní. Nic nebylo řešeno na míru. Aplikace PEZ zatím nemá žádné API (má pouze API směrem ven - GML, které je postaveno na standardech). - Je v pořádku licenční model na dobu neurčitou s pravidelnou roční platbou, která se může měnit v případě nárůstu počtu uživatelů? VŘ bude hodnoceno na základě celkového ocenění všech potřebných licencí. Cenu licencí tedy požadujeme garantovanou pro max. počet uživatelů. Nebudeme však od začátku využívat v plném rozsahu. Pravidelná roční platba je tak v pořádku, ale je potřeba jasně definovat samotný licenční model, ze kterého bude patrná cena pro min. i max. uživatelů. - Mají být potřebné úpravy na straně SAP a GIS v rámci integrace zahrnuty v rámci dodávky, nebo budou úpravy realizovány v rámci součinnosti zadavatele? V rámci součinnosti zadavatele. Pozn. GIS – žádné rozsáhlé úpravy nejsou očekávány, do DMS bude přistupováno formou odkazu na základě parametrů.

Dotaz č. 2:
Dobrý den, prosim o odpovědí na nasledujicí otazků. 1. Obecné požadavky: Požadavek: DMS systém musí umožnit uživatelsky přívětivé ukládání, vyhledávání a otevírání souborů z MS Office, prohlížeče MS Edge a systému SAP Otazká. Pro ukladani, vyhledávaní soubour v System SAP, jaký jsou požadaváný formatů? 2 Vstup dokumentů: Požadavek: Vložení prostřednictvím portálu pro externí spolupracovníky (možno poptat samostatně, možno přes email/SFTP nebo přes API napojení na PEZ) Otazká: Externi člověk má vidět dokmenty dalsi externistu? 3 Řízení procesů a workflow: Požadavek: Příjem technické dokumentace (schválení, doplnění metadat) Otazká: Workflow má být nastaveno dle legislativa? 4. Propojení a integrace Požadavek: Požadavky na integraci s datovými schránkami (možno přímo DS nebo integrace s ICZ e-spis) Otázka č1: pokud požadují integraci na e-spis, chtěji ponechat část funkcionalit souvisejicích s vedením spisové služby v e-spis? Co je v tom případě účelem důvěryhodného archivu? 5. Administrativa Požadavek: Centrální definice a řízení přístupových práv dle uživatelských rolí a typů dokumentů. Otazká1: Co si s tym mamé představit, jako Centrální definice? Otazká 2: Nastavení workflow pro vybrané typy a stavy dokumentů? Aktualně je dle legislativa, systém by měl znát jiný způsob, jak vytvořit WorkFlow? 6. Požadavky na dokumentové úložiště Požadavek: Definování vlastních metadat a skupin metadat a jejich použití (i v kombinaci) při vytváření dokumentu Otazká: Co si s tym mamé představit ( v modulu administrace budou definovat nová pole pro metadata?) Děkuji, Jorge Barrera
Odpověď:
1. Obecné požadavky: Požadavek: DMS systém musí umožnit uživatelsky přívětivé ukládání, vyhledávání a otevírání souborů z MS Office, prohlížeče MS Edge a systému SAP Otazká. Pro ukladani, vyhledávaní soubour v System SAP, jaký jsou požadaváný formatů? Podle typu dokumentu a nastavení ... DOCX, PDF, XLS, TXT, HTML, EML. Systém DMS by měl být schopný převzít a uložit všechny používané formáty. V SAP existují typy dokumentů, které mají asociaci "*", což znamená LIBOVOLNÝ FORMÁT. 2 Vstup dokumentů: Požadavek: Vložení prostřednictvím portálu pro externí spolupracovníky (možno poptat samostatně, možno přes email/SFTP nebo přes API napojení na PEZ) Otazká: Externi člověk má vidět dokmenty dalsi externistu? Nemá. Tímto bodem je tím myšleno, vložit dokument jiným způsobem než přímo v DMS, třeba přes email. Výhledově třeba i z jiného systému. Chceme, aby DMS nebylo uzavřený systém, ale uměl přijmout dokumenty z různých kanálů. 3 Řízení procesů a workflow: Požadavek: Příjem technické dokumentace (schválení, doplnění metadat) Otazká: Workflow má být nastaveno dle legislativa? Případná Workflow budou nastavena podle interních předpisů a dohody. Co se týká příjmu a uložení technické dokumentace do archivu, zadavatel očekává, že dodavatel má potřebné know-how v oblastech specifikovaných v bodě 1.2 a 3.8 přílohy3 a poskytne je zadavateli tak, aby uložené dokumenty byly důvěryhodné. 4. Propojení a integrace Požadavek: Požadavky na integraci s datovými schránkami (možno přímo DS nebo integrace s ICZ e-spis) Otázka č1: pokud požadují integraci na e-spis, chtěji ponechat část funkcionalit souvisejicích s vedením spisové služby v e-spis? Co je v tom případě účelem důvěryhodného archivu? Zatím pouze archivace vybraných dokumentů a i to bude pravděpodobně nasazeno až v další fázi projektu. Dodavatel chce pořídit systém, který umožňuje napojení na systém datových schránek, aby např. v budoucnu mohly být dokumenty přijaté tímto kanálem zpracovány dále v DMS. 5. Administrativa Požadavek: Centrální definice a řízení přístupových práv dle uživatelských rolí a typů dokumentů. Otazká1: Co si s tym mamé představit, jako Centrální definice? Z jednoho místa v systému DMS. Otazká 2: Nastavení workflow pro vybrané typy a stavy dokumentů? Aktualně je dle legislativa, systém by měl znát jiný způsob, jak vytvořit WorkFlow? Systém by měl umožnit jednoduše vytvořit jakékoliv schvalovací workflow, i když v první fázi projektu není se schvalovacím procesem v DMS počítáno. 6. Požadavky na dokumentové úložiště Požadavek: Definování vlastních metadat a skupin metadat a jejich použití (i v kombinaci) při vytváření dokumentu Otazká: Co si s tym mamé představit ( v modulu administrace budou definovat nová pole pro metadata?) Ano, zadavatel (administrátor zadavatele) chce mít možnost v případě potřeby nadefinovat další metadata.

Dotaz č. 3:
Dobrý den, doporučujeme zvážit, zda data v důvěryhodném úložišti umístit na cloud. Vzhledem k množství dokumentů a celkové kapacitě je třeba brát v potaz také propustnost internetu. Dotaz: budete považovat za cloudové řešení i umístění DMS na hostovaný server? Děkuji, Radek Mikyska
Odpověď:
U cloudovych sluzeb je mozne navrhnout rezim iaas, paas nebo saas - tyto zvazujeme jako alterntivu k on premise reseni.

Dotaz č. 4:
Dobrý den, prosím o doupřesnění požadavku na dostupnost Konzultační služby k Systému -HotLine. Požadujete stejnou dostupnost jako v případě provozní podpory (9x5, 7:00 – 16:00), nebo jiné rozvržení (popřípadě bez garantované dostupnosti)? Předem děkuji, Michal Koleška
Odpověď:
Konzultační služby jsou očekávány v rozsahu provozní podpory.

Dotaz č. 5:
Dobrý den, prosíme o odpověď na následující dotazy k ZD: 1) Z uveřejněného VŘ není uchazeči jasný způsob hodnocení nabídek a váha jednotlivých kritérií. Může zadavatel toto upřesnit i když není VŘ zadáváno v režimu ZVZ? 2) Jaká je předpokládaná výše tohoto VŘ v Kč s DPH? 3) Jaký je roční objem listinných dokumentů, které by se měly fyzicky archivovat v listinné podobě a na jak dlouho? 4) „Zabezpečené uložení správních a dalších povinných dokumentů“ uvedené v bodě 3.1 přílohy č.3 je myšleno šifrované ukládání? 5) V příloze č.4 je uveden název sloupce "Cena Cloud AaaS". Může zadavatel upřesnit význam zkratky AaaS? Děkuji Jana Dvořáková
Odpověď:
1) Z uveřejněného VŘ není uchazeči jasný způsob hodnocení nabídek a váha jednotlivých kritérií. Může zadavatel toto upřesnit i když není VŘ zadáváno v režimu ZVZ? Způsob hodnocení ani předpokládanou výši zakázky neuvádíme v souladu s interními předpisy. 2) Jaká je předpokládaná výše tohoto VŘ v Kč s DPH? Způsob hodnocení ani předpokládanou výši zakázky neuvádíme v souladu s interními předpisy. 3) Jaký je roční objem listinných dokumentů, které by se měly fyzicky archivovat v listinné podobě a na jak dlouho? Zadavatel poptává DMS na postupnou digitalizaci pouze části listinných dokumentů z fyzického archivu. Rozsah je uveden v kapitole 3.3. Bude provedena postupná digitalizace spisovny technické dokumentace, kde je v současné době přes 10mil. dokumentů, ale cílem je digitalizace cca 10% z tohoto objemu. Zde se jedná o dokumenty, které je třeba archivovat po dobu životnosti zařízení (v případě využití věcných břemen i déle). Zadavatel má i jiné spisovny, ale fyzická archivace listinných dokumentů není předmětem tohoto zadání, není tedy důvod zde uvádět roční objem všech listinných dokumentů, které zadavatel fyzicky archivuje. 4) „Zabezpečené uložení správních a dalších povinných dokumentů“ uvedené v bodě 3.1 přílohy č.3 je myšleno šifrované ukládání? Není. Je tím myšleno, že řešení umí zaručit, že dokument nebyl po skenování změněn. A také, že je zabezpečeno, že nemůže dojít ke ztrátě dokumentů, nedohledatelnosti, či nečitelnosti souborů (PDF) v budoucnu. Systém by měl obsahovat odpovídající kontroly. 5) V příloze č.4 je uveden název sloupce "Cena Cloud AaaS". Může zadavatel upřesnit význam zkratky AaaS? Je myšleno Saas (software-application as a service).

Dotaz č. 6:
Ad 2.3 Priloha3_specifikace_zakazky_DMS.docx, Ř32 - Priloha4_specifikace_pozadavku_a_cenova_kalkulace_DMS.xlsx Jediný legislativně správný postup je autorizovaná konverze papírového dokumentu do elektronického. Všechny ostatní způsoby na 100 % neodpovídají platné legislativě, ale zadavatel se může rozhodnout je i tak používat. 1. Jakou certifikaci má zadavatel na mysli? 2. Kdo je autoritou, která dle názoru zadavatele má oprávnění certifikát vystavit? 3. Kdo má certifikaci zajistit (zadavatel si zajistí certifikaci nasazení sám, anebo to očekává od dodavatele jakou součást dodávky)?
Odpověď:
Odpoveď na otázky 1-3 :Certifikaci očekáváme od dodavatele systému. Cílem není pouze implementovat DMS/archiv, ale také vytvořit proces skenování fyzických dokumentů tak, aby konverze do digitální podoby mohla být interně považována za důvěryhodnou a pro případné jednání se 3. stranami byla odborným subjektem certifikována. Nejde nám o státní/mezinárodní certifikaci, ale o prohlášení/certifikaci nezávislé autority o důvěryhodnosti konverze (při dodržení procesu). Zadavatel očekává, že dodavatel disponuje řešením či koncepcí, která má zabezpečený řetězec kroků , nebo disponuje smluvní právní kanceláří, která ověří a zaručí důvěryhodnost konverze v rámci definovaného, auditovatelného procesu. Zadavatel v této oblasti očekává návrh řešení od dodavatele – musí být přiměřeně zaručeno, že dokument nebyl po skenování změněn. Zadavatel nemá znalosti v této oblasti a očekává návrh řešení od dodavatele.

Dotaz č. 7:
Ad 3.9 Priloha3_specifikace_zakazky_DMS.docx 1. Má být součástí dodávky i skenovací zařízení nebo bude zákazník využívat stávající hardware? 2. Kolik skenovacích pracovišť chce zákazník zřizovat? 3. Jsou dokumenty ke skenování sešité nebo rozešité? 4. Má být součástí dodávky i skenovací aplikace pro optimalizaci obrazu? 5. Budou se již při vstupu (při digitalizaci) vytěžovat nějaká metadata? 6. Jakým způsobem mají být pojmenovávány dokumenty při digitalizaci? 7. Bude se při vstupu vytěžovat čárový kód nebo jiné indexy z dokumentů?
Odpověď:
1. Má být součástí dodávky i skenovací zařízení nebo bude zákazník využívat stávající hardware? Zadavatel chce použít stávající HW, pokud to bude možné. Skenovací zařízení není součástí dodávky. V případě, že by současné zařízení do budoucna nevyhovovalo, zadavatel očekává, že dodavatel DMS specifikuje vhodný HW. 2. Kolik skenovacích pracovišť chce zákazník zřizovat? Jeden velkoformátový skener a jednotky (do 40) síťových tiskáren (autorizace před AD). Chystáme základní řešení, které má sloužit jako platforma pro další rozvoj. Zatím začneme skenovat svépomocí. 3. Jsou dokumenty ke skenování sešité nebo rozešité? Některé jsou sešité. 4. Má být součástí dodávky i skenovací aplikace pro optimalizaci obrazu? Může, nejedná se o povinný požadavek. Tato položka může být naceněna zvlášť, aby nebyla součástí celkové ceny. 5. Budou se již při vstupu (při digitalizaci) vytěžovat nějaká metadata? Nepředpokládá se, že by se použilo OCR na vytěžení metadat. Ale zadavatel předpokládá, že základní sada metadat vznikne již při digitalizaci (ruční zadání, využití štítků ? – zadavatel předpokládá, že vybraný dodavatel pomůže se specifikací optimálního způsobu pořízení metadat při vstupu). Vytěžování nebylo předmětem zadání, pravděpodobně to bude předmětem dalšího rozvoje. 6. Jakým způsobem mají být pojmenovávány dokumenty při digitalizaci? Dodavatel nemá žádnou metodiku na pojmenování dokumentů. Jako vhodné se jeví, že by součástí názvu souborů mohla být pořízená vstupní metadata (např. číslo stavby). 7. Bude se při vstupu vytěžovat čárový kód nebo jiné indexy z dokumentů? Je to jedna z možností, ale v současné době dokumenty neobsahují čárové kódy a jiné indexy než je číslo stavby/přejímky (ručně napsané např. na deskách/šanonu).

Dotaz č. 8:
Ad 4.4 Priloha3_specifikace_zakazky_DMS.docx, Ř36-40 - Priloha4_specifikace_pozadavku_a_cenova_kalkulace_DMS.xlsx Existuje bližší specifikace k požadavkům na integraci na jednotlivé systémy?
Odpověď:
Existuje bližší specifikace k požadavkům na integraci na jednotlivé systémy? Bližší specifikace neexistuje. Zásadní je integrace na SAP, neboť je předpokládáno, že ze systému SAP budou do DMS ukládány dokumenty a ty by měly být v SAP zpětně dostupné ke zobrazení (možné je i proklikem). Zadavatel očekává, že systém DMS bude využívat standardních rozhraní (SOAP, rest). Integraci na MS Office a AD považuje zadavatel za nutnost. Předpokládá se, že systém GIS bude přistupovat k dokumentům formou odkazu.

Dotaz č. 9:
Ad Ř9 - Priloha4_specifikace_pozadavku_a_cenova_kalkulace_DMS.xlsx Bude uvažované DMS spisovou službou podle zákona?
Odpověď:
Bude uvažované DMS spisovou službou podle zákona? Nebude.

Dotaz č. 10:
Ad Ř33 - Priloha4_specifikace_pozadavku_a_cenova_kalkulace_DMS.xlsx 1. Kolik dokumentů bude uloženo v důvěryhodném úložišti? 2. Jaký denní/měsíční přírůstek dokumentů v důvěryhodném úložišti se očekává?
Odpověď:
1. Kolik dokumentů bude uloženo v důvěryhodném úložišti? 2. Jaký denní/měsíční přírůstek dokumentů v důvěryhodném úložišti se očekává? Odpověď na 1-2: Denní přírůstek je specifikován v kapitole 3.3 přílohy 3. Jedná se o odhad. Na začátku projektu (řekněme první týdny) to budou maximálně stovky dokumentů. Ty se budou postupně skenovat na pracovišti technické dokumentace. Během příštího roku bude pravděpodobně DMS rozšířeno také jako úložiště některých SAP dokumentů. Zde zatím zadavatel neanalyzoval agendy a druhy dokumentů, které by se do nového archivu ukládaly. Proto nelze nyní říct, kolik bude dokumentů v archivu například za 5 let.

Dotaz č. 11:
Krásný den. Posíláme dotazy. Děkuji.
Přílohy:
d-Dotazy.docx
Odpověď:
Dotaz 1: • V kapitole „1.1 Míra plnění požadavků“ uvádíte: Jednotlivé parametry dodávky DMS systému - funkce, nastavení, resp. vlastnosti systému - uchazeč označí jako “ano - standard” (dostupné out-of-the-box),“ano - vývoj” (customizace, vývojové úpravy a rozšíření, které není možné provést konfigurací a vyžadují technické znalosti na úrovní architekta nebo vývojáře software či databázového specialisty, např. konfigurace pomocí XML, skriptování, až po programový kód) a “ne” (nebude součástí nabízené dodávky). Požadovaný parametr označený “ano-vývoj” musí dodavatel splnit v rámci lhůty pro implementaci DMS. • Můžete potvrdit, že do kategorie “ano - standard” patří i konfigurace Workflow nástroje (který je součástí navrženého systému), aby zajistil požadavek „Schvalování technických zpráv, uzavírání spisu“ Konfigurace se dá považovat za standard systému. Dotaz 2: • Chápeme správně, že nepožadujete dodávku skenerů a využije se dostupná technika uvedená v kapitole „3.9 Skenovací subsystém a vstup naskenovaných dokumentů“ Ano, dodávka skenerů není součástí poptávky. Zadavatel chce využít stávající zařízení. Pokud by to nebylo možné, chce od dodavatele DMS specifikace vhodného HW, ale preferuje využití stávajícího. Dotaz 3: • V kapitole „3.1 Podporované procesy“ uvádíte bod: „Výhledově možnost workflow, typu schvalování či skartační proces“ • Mají být tyto procesy součástí ceny nebo jen máme potvrdit, že navržený systém požadavek umožní nastavit? Stačí pouze potvrzení, že daný systém podporuje workflow, které je možné administrátorsky nastavit zadavatelem přímo v systému (není potřeba ze strany dodavatele nic programovat). Dotaz 4: • V kapitole „3.2 Požadavky na dokumentové úložiště“ uvádíte požadavek: “ automatická antivirová kontrola dokumentu“. • Požadujete dodávku řešení pro antivirovou ochranu dokumentů přímo v úložišti? Nebo postačuje řešení, které provede kontrolu na desktopu uživatele a při vstupu dokumentů do archivu? Dodávka antiviru přímo v úložišti by byla lepší. Kontrolu na straně desktopu již používáme. Dotaz 5: • V kapitole „3.3 Rozsah zpracovávaných dokumentů“ zmiňujete cílový počet uživatelů a počet uživatelů pro „první fázi“. Nabídka má být zpracována na počáteční počet licencí? V jakém odhadovaném časovém úseku se plánuje dokup licencí na konečný stav? Nabídka má být zpracována na cílový stav, tedy unikátních uživatelů: cca 200, souběžných uživatelů (prohlížení): cca 150 lidí. Cílový stav je otázkou 1-3 let? V první fázi (6 měsíců od implementace) bude systém využíván v rozsahu max. 20 unikátních uživatelů, 50 souběžných na prohlížení. Zadavatel očekává, že zájemce popíše v nabídce svoji licenční politiku. Dotaz 6: • V kapitole 3.7 Systémové a uživatelské kontroly“ uvádíte požadavek: „Systém zajišťuje dva typy konverze listinných dokumentů na dokumenty v digitální podobě - důvěryhodnou konverzi dle obecných předpisů a interně důvěryhodnou konverzi.“ • „Důvěryhodnou konverzi dle obecných předpisů“ myslíte autorizovanou konverzi pro smluvní zákazníky na pracovištích CzechPOINT? Spíše to bylo myšleno jako uložení dvěma způsoby (různě důležité dokumenty). Část dokumentů by byla opatřena časovým razítkem a byla by v režimu důvěryhodné (použití při jednání s 3.stranami) a část by byla v uložena v běžném režimu. CzechPOINT nemáme v úmyslu využívat. Dotaz 7: • Na několika místech zmiňujete systém pro „Zálohování a obnovu“. Požadujete i jako součást dodávky HW a SW vybavení pro zálohování? Zájemce by měl specifikovat, jakým způsobem budou prováděny zálohy systému a jeho případné obnovení v součinnosti se Zadavatelem. V případě on-premise nepožadujeme jako součást dodávky HW a SW vybavení pro zálohování. Dotaz 8: V kapitole 4.1.2 jsou uvedeny dvě varianty On-premis a Cloud. Bude nabídka vyřazena v případě, že nebude varianta Cloudu naceněna? Musí být v nabídce naceněny všechny varianty Cloudu? Musí být naceněna alespoň jedna varianta cloudového řešení a jedna on-promise. • Cloudové řešení poskytuje výrobce. Jak to zohlednit v nabídce? Splníme nabídnutím přeprodeje cloudových služeb podmínku realizace min. 80% dodávky? Ano. Dotaz 9: • V kapitole „4.2 Bezpečnost“ zmiňujete požadavek: „Využívání uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného časového razítka“. • Kolik uživatelů bude elektronicky podepisovat dokumenty a můžete blíže specifikovat využití uznávané elektronické značky? Elektronicky podepisovat budou unikátní uživatelé. Značkou je myšlen podpis/značka založená na certifikátu vydaném právnické osobě. Asi budeme používat jen podpisy, ale v zadání jsme chtěli podchytit všechny možnosti autorizace dokumentu.

Dotaz č. 12:
Dotaz 1: • V kapitole „1.1 Míra plnění požadavků“ uvádíte: Jednotlivé parametry dodávky DMS systému - funkce, nastavení, resp. vlastnosti systému - uchazeč označí jako “ano - standard” (dostupné out-of-the-box),“ano - vývoj” (customizace, vývojové úpravy a rozšíření, které není možné provést konfigurací a vyžadují technické znalosti na úrovní architekta nebo vývojáře software či databázového specialisty, např. konfigurace pomocí XML, skriptování, až po programový kód) a “ne” (nebude součástí nabízené dodávky). Požadovaný parametr označený “ano-vývoj” musí dodavatel splnit v rámci lhůty pro implementaci DMS. • Můžete potvrdit, že do kategorie “ano - standard” patří i konfigurace Workflow nástroje (který je součástí navrženého systému), aby zajistil požadavek „Schvalování technických zpráv, uzavírání spisu“ Dotaz 2: • Chápeme správně, že nepožadujete dodávku skenerů a využije se dostupná technika uvedená v kapitole „3.9 Skenovací subsystém a vstup naskenovaných dokumentů“ Dotaz 3: • V kapitole „3.1 Podporované procesy“ uvádíte bod: „Výhledově možnost workflow, typu schvalování či skartační proces“ • Mají být tyto procesy součástí ceny nebo jen máme potvrdit, že navržený systém požadavek umožní nastavit? Dotaz 4: • V kapitole „3.2 Požadavky na dokumentové úložiště“ uvádíte požadavek: “ automatická antivirová kontrola dokumentu“. • Požadujete dodávku řešení pro antivirovou ochranu dokumentů přímo v úložišti? Nebo postačuje řešení, které provede kontrolu na desktopu uživatele a při vstupu dokumentů do archivu? Dotaz 5: • V kapitole „3.3 Rozsah zpracovávaných dokumentů“ zmiňujete cílový počet uživatelů a počet uživatelů pro „první fázi“. Nabídka má být zpracována na počáteční počet licencí? V jakém odhadovaném časovém úseku se plánuje dokup licencí na konečný stav? Dotaz 6: • V kapitole 3.7 Systémové a uživatelské kontroly“ uvádíte požadavek: „Systém zajišťuje dva typy konverze listinných dokumentů na dokumenty v digitální podobě - důvěryhodnou konverzi dle obecných předpisů a interně důvěryhodnou konverzi.“ • „Důvěryhodnou konverzi dle obecných předpisů“ myslíte autorizovanou konverzi pro smluvní zákazníky na pracovištích CzechPOINT? Dotaz 7: • Na několika místech zmiňujete systém pro „Zálohování a obnovu“. Požadujete i jako součást dodávky HW a SW vybavení pro zálohování? Dotaz 8: • V kapitole 4.1.2 jsou uvedeny dvě varianty On-premis a Cloud. Bude nabídka vyřazena v případě, že nebude varianta Cloudu naceněna? Musí být v nabídce naceněny všechny varianty Cloudu? • Cloudové řešení poskytuje výrobce. Jak to zohlednit v nabídce? Splníme nabídnutím přeprodeje cloudových služeb podmínku realizace min. 80% dodávky? Dotaz 9: • V kapitole „4.2 Bezpečnost“ zmiňujete požadavek: „Využívání uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného časového razítka“. • Kolik uživatelů bude elektronicky podepisovat dokumenty a můžete blíže specifikovat využití uznávané elektronické značky?
Odpověď:
Dotaz 1: • V kapitole „1.1 Míra plnění požadavků“ uvádíte: Jednotlivé parametry dodávky DMS systému - funkce, nastavení, resp. vlastnosti systému - uchazeč označí jako “ano - standard” (dostupné out-of-the-box),“ano - vývoj” (customizace, vývojové úpravy a rozšíření, které není možné provést konfigurací a vyžadují technické znalosti na úrovní architekta nebo vývojáře software či databázového specialisty, např. konfigurace pomocí XML, skriptování, až po programový kód) a “ne” (nebude součástí nabízené dodávky). Požadovaný parametr označený “ano-vývoj” musí dodavatel splnit v rámci lhůty pro implementaci DMS. • Můžete potvrdit, že do kategorie “ano - standard” patří i konfigurace Workflow nástroje (který je součástí navrženého systému), aby zajistil požadavek „Schvalování technických zpráv, uzavírání spisu“ Konfigurace se dá považovat za standard systému. Dotaz 2: • Chápeme správně, že nepožadujete dodávku skenerů a využije se dostupná technika uvedená v kapitole „3.9 Skenovací subsystém a vstup naskenovaných dokumentů“ Ano, dodávka skenerů není součástí poptávky. Zadavatel chce využít stávající zařízení. Pokud by to nebylo možné, chce od dodavatele DMS specifikace vhodného HW, ale preferuje využití stávajícího. Dotaz 3: • V kapitole „3.1 Podporované procesy“ uvádíte bod: „Výhledově možnost workflow, typu schvalování či skartační proces“ • Mají být tyto procesy součástí ceny nebo jen máme potvrdit, že navržený systém požadavek umožní nastavit? Stačí pouze potvrzení, že daný systém podporuje workflow, které je možné administrátorsky nastavit zadavatelem přímo v systému (není potřeba ze strany dodavatele nic programovat). Dotaz 4: • V kapitole „3.2 Požadavky na dokumentové úložiště“ uvádíte požadavek: “ automatická antivirová kontrola dokumentu“. • Požadujete dodávku řešení pro antivirovou ochranu dokumentů přímo v úložišti? Nebo postačuje řešení, které provede kontrolu na desktopu uživatele a při vstupu dokumentů do archivu? Dodávka antiviru přímo v úložišti by byla lepší. Kontrolu na straně desktopu již používáme. Dotaz 5: • V kapitole „3.3 Rozsah zpracovávaných dokumentů“ zmiňujete cílový počet uživatelů a počet uživatelů pro „první fázi“. Nabídka má být zpracována na počáteční počet licencí? V jakém odhadovaném časovém úseku se plánuje dokup licencí na konečný stav? Nabídka má být zpracována na cílový stav, tedy unikátních uživatelů: cca 200, souběžných uživatelů (prohlížení): cca 150 lidí. Cílový stav je otázkou 1-3 let? V první fázi (6 měsíců od implementace) bude systém využíván v rozsahu max. 20 unikátních uživatelů, 50 souběžných na prohlížení. Zadavatel očekává, že zájemce popíše v nabídce svoji licenční politiku. Dotaz 6: • V kapitole 3.7 Systémové a uživatelské kontroly“ uvádíte požadavek: „Systém zajišťuje dva typy konverze listinných dokumentů na dokumenty v digitální podobě - důvěryhodnou konverzi dle obecných předpisů a interně důvěryhodnou konverzi.“ • „Důvěryhodnou konverzi dle obecných předpisů“ myslíte autorizovanou konverzi pro smluvní zákazníky na pracovištích CzechPOINT? Spíše to bylo myšleno jako uložení dvěma způsoby (různě důležité dokumenty). Část dokumentů by byla opatřena časovým razítkem a byla by v režimu důvěryhodné (použití při jednání s 3.stranami) a část by byla v uložena v běžném režimu. CzechPOINT nemáme v úmyslu využívat. Dotaz 7: • Na několika místech zmiňujete systém pro „Zálohování a obnovu“. Požadujete i jako součást dodávky HW a SW vybavení pro zálohování? Zájemce by měl specifikovat, jakým způsobem budou prováděny zálohy systému a jeho případné obnovení v součinnosti se Zadavatelem. V případě on-premise nepožadujeme jako součást dodávky HW a SW vybavení pro zálohování. Dotaz 8: V kapitole 4.1.2 jsou uvedeny dvě varianty On-premis a Cloud. Bude nabídka vyřazena v případě, že nebude varianta Cloudu naceněna? Musí být v nabídce naceněny všechny varianty Cloudu? Musí být naceněna alespoň jedna varianta cloudového řešení a jedna on-promise. • Cloudové řešení poskytuje výrobce. Jak to zohlednit v nabídce? Splníme nabídnutím přeprodeje cloudových služeb podmínku realizace min. 80% dodávky? Ano. Dotaz 9: • V kapitole „4.2 Bezpečnost“ zmiňujete požadavek: „Využívání uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného časového razítka“. • Kolik uživatelů bude elektronicky podepisovat dokumenty a můžete blíže specifikovat využití uznávané elektronické značky? Elektronicky podepisovat budou unikátní uživatelé. Značkou je myšlen podpis/značka založená na certifikátu vydaném právnické osobě. Asi budeme používat jen podpisy, ale v zadání jsme chtěli podchytit všechny možnosti autorizace dokumentu.

Dotaz č. 13:
A) Můžete vyjmenovat všechny členy Koncernu PP ? Ve smlouvě seznam uveden není. B) V jakém čase stanoví ISE přístup do prostor ? C) Dílo je možné plnit vzdáleně nebo v sídle ISE ? D) Jaké zdrojové kody mají být součástí předání ? E) Jaká je maximální výše sankcí (smluvních pokut) ? F) Jaká je maximální výše odpovědnosti za škodu ?
Odpověď:
A)Můžete vyjmenovat všechny členy Koncernu PP ? Ve smlouvě seznam uveden není. Členy koncernu PP naleznete https://www.ppas.cz/o-nas#dcerinespolecnosti. Pražská plynárenská, a.s. Pražská plynárenská distribuce, a.s. Informační služby energetika a.s. Pražská plynárenská servis distribuce, a.s Pražská plynárenská správa majetku, a.s. Prométheus energetické služby, a.s. Montservis, a.s. B) V jakém čase stanoví ISE přístup do prostor ? Asi nerozumím otázce. Po podpisu smlouvy je možné, aby dodavatel přišel do „prostor koncernu“. C) Dílo je možné plnit vzdáleně nebo v sídle ISE ? Dle situace „kovid“. Vzhledem k současné situaci se budeme snažit maximum schůzek pořádat formou teams schůzky. Bylo by však vhodné, kdyby se dodavatel seznámil s uloženou dokumentací přímo v areálu Michle i s ohledem na to, že poptáváme také návrh, jakým způsobem dokumenty označovat, skenovat atd. Také první schůzky by bylo vhodné uspořádat fyzicky v areálu zadavatele. D) Jaké zdrojové kody mají být součástí předání ? Důvod otázky bylo definovat „exit strategii“ v případě, že by dodavatel přestal existovat, nebo by došlo k jiné podobné události, či neočekávanému vývoji. Prosíme o specifikaci a případně nacenění exit strategie. Bude detailně řešeno při uzavírání smlouvy. E) Jaká je maximální výše sankcí (smluvních pokut) ? Bude řešeno až během uzavírání smlouvy. F) Jaká je maximální výše odpovědnosti za škodu ? Bude řešeno až během uzavírání smlouvy.

Dotaz č. 14:
Dobrý den, prosím o vyjádření k následujícím otázkám: 1. V jakém poměru bude počet dokumentů podepisovaných s užitím systémového certifikátu a s užitím kvalifikovaného certifikátu? 2. Musí autorizovaná konverze splňovat podmínky dle zákona č. 300/2008 Sb.? 3. Existuje směrnice pro interně důvěryhodnou konverzi? 4. Na jaké infrastruktuře bude provozováno úložiště s cílovou velikostí větší než 30 TB? Děkuji, Václava Hromádková (Digital Resources a.s.)
Odpověď:
1.V jakém poměru bude počet dokumentů podepisovaných s užitím systémového certifikátu a s užitím kvalifikovaného certifikátu? Pro archivaci v TD předpokládám poměr 40% kvalifikovaných. 2. Musí autorizovaná konverze splňovat podmínky dle zákona č. 300/2008 Sb.? Požadujeme u kvalifikovaných dokumentů takové „ošetření“, které budou v budoucnu právně důvěryhodné pro použití při jednání s 3.stranami a to i v soudních a správních řízeních jako důkazního materiálu. 3. Existuje směrnice pro interně důvěryhodnou konverzi? Neexistuje. 4. Na jaké infrastruktuře bude provozováno úložiště s cílovou velikostí větší než 30 TB? Bude realizováno na úložišti IBM podle specifikace/návrhu dodavatele.

Dotaz č. 15:
Dobrý den. Posíláme dotazy. Děkuji.
Přílohy:
d-Dotazy_sada_I.docx
Odpověď:
odpovědi viz. příloha
Přílohy:
o-Dotazy_DMS_EXON.docx